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【推荐语】采购部门说no叫“需求管理”
2022-12-28
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【推荐语】采购部门说no叫“需求管理”采购必须学会说no，但要no的有水平，no的高大上。但是，他们没有与采购方面进行过反馈和沟通。回过头来供应商又让采购来补单或者补差价。我认真考虑了一下，觉得这个事情给采购部门带来了一定的影响。这样一来，一方面，技术部门在后面的准确率明显提高了……采购被动背锅处理收尾的情况也变少了；另一方面，在变更发生后，供应商更习惯第一时间找采购来进行沟通和处理问题了。
【推荐】
“懂得说不，人生不纠结”，这是我写的一篇文章。
采购要学会说不，但是不的层次高，不的高。
对用户部门说不叫“需求管理”，对研发说不叫“早期介入”，对财务说不叫“重合同守信用”。 . .
一切都是为了降低“三流”供应链的总成本。
——龚训伟
几年前，我刚开始在一家公司工作。 有段时间，经常有供应商找采购部门，说我司还需要支付一部分费用。
这让我很不解，也很不舒服，而且这种情况经常发生补单，让我坐不住了。
那么，这是怎么回事？ 我先和供应商核实一下。
供应商告诉我，原来是我们正式合同执行后，我们的技术部门发现一些设计错误或遗漏，自行联系供应商修改要求。
但是，他们一直没有与采购部门进行反馈和沟通。
技术与供应商直接对接，在采购方不知情的情况下更新合同供货内容或技术要求。 供应商反过来要求采购商补单或补差价。
采购人员一脸茫然：我怎么了？ ！ 采购呢？
据说不是这样的……
这让我想起了为什么供应商的交货时间之前会延迟好几次？
原来，有一部分是因为合同执行过程中技术和供应商的变化。
我仔细想了想，觉得这件事对采购部有一定的影响。
首先，该项目的采购成本和预算已经超支，采购获得的技术文件已经失效，但没有收到最新版本的更新技术文件。
然后，将后续订单或相关费用支付给供应商，让老板无法理解费用的合理性，表示不满。
01
原因分析
那么是什么原因导致上述现象反复出现呢？
跟供应商了解后，原来是我们技术部下单和图纸后，出现了技术变更，甚至出现了需求增加的情况。
然后，直接与供应商的技术和商业联系修改技术。 他们之所以在整个采购部门进行修改和变更，是为了保护自己的KPI绩效。
因为公司对技术设计的准确性有明确的考核指标。 如果技术部门发现其设计有错误、遗漏，甚至增加，每次修改都需要老板签字确认； 而这些变更记录会保存到服务器中，直接影响到本项目技术部的KPI绩效。
而如果一切都能够默默的去处理，也就最大程度的保护了技术部门的KPI绩效。
当然，如果技术部门这么做，早晚会被发现的。
因为，对于增加的成本，供应商肯定会来采购部门补充订单或更改合同。 这时候，采购部门就会从技术部门了解到这些事情。
02
解决方案
事情既然已经发生了，采购部当然不能装作看不见，也不能什么都按照他们的意愿去做。 它总是负责处理这件事。
首先表明对供应商的态度：我直接拒绝了供应商的追加合同和费用的要求。 原因是本人没有处理过相关事宜，不了解，所以不对此事负责。
然后，我给老板写了一封邮件，说明了事件的前因后果，并建议在采购合同执行后，如果有技术变更，应该制定相关的程序和制度，防止出现不透明、不知情的情况。发生。
当然，我的提议得到了老板的认可，老板召集了技术部门和采购部门开会，规定只有采购部门负责合同的执行，其他部门不得更改或增补。与供应商的合同； 在这种情况下，采购部门根本不需要关注供应商的反馈和补充要求，谁来处理这件事谁负责。
同时，为了进一步规范流程和制度补单，老板再次强调技术部每次有技术变更都要填写《技术变更单》，并要求其签字确认后方可发出它。 从根本上避免各种不规范操作。
这样一来，一方面，后面技术部门的准确率有了明显的提升……少了采购被动负责处理结账的情况； 另一方面，发生变化后，供应商更习惯于第一时间找采购商沟通解决问题。
采购成本和交货日期也更可控，技术变更可追溯。 可谓一举多得。
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